Что относится к первичным документам бухгалтерского учета

Помощь в решении вопроса: "Что относится к первичным документам бухгалтерского учета" от профессионалов простыми и понятными словами.

Первичная бухгалтерская документация – что к ней относится

Определение

Первичные бухгалтерские документы имеют важное значение не только в бухучёте, но и в налоговой сфере. От правильности их заполнения зависят все дальнейшие исчисления, прежде всего в сфере налогообложения.

В бухгалтерском учёте к первичной документацией относятся те документы, с помощью которых регистрируются осуществлённые предприятием действия. В них должны отображаться все хозяйственные изменения, произошедшие в организации.

Полный перечень данных документов приведён в ФЗ №429, регулирующем основы ведения бухгалтерского учёта.

Составляется первичный документ бухучёта непосредственно в момент произведения операции хозяйственного характера.

Если это невозможно по каким-либо техническим причинам, то соответствующие бумаги заполняются сразу же по окончании операции, при первом же возможном случае.

Такая необходимость возникает по причине необходимости установления ответственного лица за выполненную хозяйственную процедуру.

Область использования

На любом крупном предприятии каждый день производятся десятки, если не сотни различных операций. Сюда относятся:

  • Перечисление денег деловым партнёрам, кредиторам и прочим контрагентам.
  • Начисление и выдача заработной платы, авансов или подотчётных средств работникам компании.
  • Налоговые платежи, внесение взносов в различные фонды – пенсионный, страховой.
  • Расходы на производственные нужды – закупка сырья, нового оборудования и расходных материалов.
  • Выплаты в амортизационные фонды.

Кроме вышеперечисленных операций, сюда относятся любые другие хозяйственные действия, совершающиеся в организации и отображаемые через её бухгалтерию. Необходимость скрупулезного бухучёта этих процедур при помощи «первички» определяется положением ФЗ №402 от 2011г. На основании первичных документов бухгалтерами составляются все прочие отчёты и проводки.

Такая документация, согласно установленным нормативам, может создаваться либо в бумажном, либо в электронной форме. Правда, в настоящее время всё больше фирм и организаций отдают предпочтение электронному виду отчётности, как более удобной для обработки, хранения и пересылки. Электронный оборот документов позволяет увеличить скорость документооборота как внутри предприятия, так и в работе с государственными органами или деловыми партнёрами.

Тот же ФЗ №402 предписывает хранить все первичные документы не менее пяти лет с момента их составления. В течение этого времени налоговые службы, в случае необходимости, могут потребовать предъявить их для проверки.

Ранее для хранения «первички» на крупных предприятиях существовали отдельные архивы, постоянно заполняемые новой документацией и освобождаемые от уже устаревшей. Сегодня с помощью электронного документооборота, все данные могут храниться в компьютерном сервере или на обычной флэш-карте, а работа с ними становится максимально простой и быстрой.

Виды первичной документации

В каждой организации, в зависимости от её спецификации, преобладающим бывает какой-то один вид первичной документации. Например, для компании, занимающейся грузовыми или пассажирскими перевозками, это транспортные накладные. Для библиотек это будут акты приёмки новой литературы или списания старых, «вышедших из строя» книг.

Поэтому единого установленного списка такой документации для всех организаций не существует. Каждая компания самостоятельно устанавливает для себя список первичных документов бухучёта, в зависимости от направления и особенностей своей деятельности. Полный перечень бумаг, которые могут относиться к «первичке», опубликован в постановлении Госкомстата.

Сюда входят следующие группы бухгалтерских бумаг:

  • Документация по учёту произведённых торговых операций: товарные ярлыки, передаточно-приёмные документы.
  • Учётные документы основных средств организации: акты приёмки, передачи, списания, инвентарные книги.
  • Кассовая «первичка»: приходно-расходные ордера, кассовые книги.

Спорным моментом в бухучёте является отношение счетов-фактур к первичным бухгалтерским бумагам. Сам по себе данный документ не означает какую-то конкретную хозоперацию, а всего лишь представляет собой приложение к некоему первичному документу – приёмному акту, товарной накладной. Налоговое законодательство РФ дифференцирует понятие счёт-фактура и первичный документ, хотя в некоторых иных подзаконных актах, особой разницы между ними не делается.

Форма и структура первичной документации

По своей форме «первичка» бывает:

  • Унифицированная, общая для любых предприятий, вне зависимости от направления и рода их деятельности.
  • Индивидуальная, разработанная и используемая на конкретной организации с учётом специфики деятельности.

Вне зависимости от формы, все первичные документы должны отвечать определённым стандартам, установленным законодательными нормативами.

Структура «первички» должна выглядеть следующим образом:

  • Название документа.
  • Число и дата его составления.
  • Организация, осуществляющая хозяйственную операцию, отображаемую в документе.
  • Описание данной операции.
  • Измерения, принятые для определения работ, произведённых при проведении операции (км, часы, кг и т.д.).
  • Список лиц, ответственных за проведение хозоперации.
  • В конце документ должен заверяться подписями всех вышеперечисленных лиц.

Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета

Документ в переводе с латинского означает свидетельство, доказательство, поэтому любая хозяйственная операция оформляется документом, который подтверждает факт ее свершения и делает бухгалтерскую запись юридически законной. Благодаря документу точно известно место, время, объект учета и ответственные лица.

Документом в учете подтверждается законность и обоснованность всех текущих учетных записей:

  • первичные документы;
  • учетные регистры;
  • отчетные документы.

Под первичным учетом понимают первоначальную стадию учетного процесса, на которой производится измерение данных хозяйственной операции и регистрация их в документах. Документы должны быть составлены в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания, они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Документы принимаются к учету, если они правильно оформлены и содержат обязательные реквизиты.

Реквизитами называется совокупность признаков и показателей, содержащихся в документе, таковыми являются:

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  • наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;
  • личные подписи указанных лиц с расшифровкой.
Читайте так же:  Правопреемство в соответствии с разделительным балансом происходит

Все первичные документы имеют унифицированные, т.е. типовые формы. К основным первичным документам относятся:

— документы, оформляющие прием и выдачу денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера),

— документы по перечислению денежных средств с расчетного счета (платежные поручения),

[1]

— документы по поступлению и отпуску материалов (доверенности, требования, акты о приемке, накладные) и т.д.,

Документы подразделяются также на внутренние, которые используются непосредственно на предприятии, и внешние, поступающие от других физических и юридических лиц.

Бухгалтерские проводки, составленные в соответствии с первичными документами, затем переносятся и группируются в учетных регистрах. Таким образом, регистры несут вторичную информацию, источником которой были документы. Под учетными регистрами подразумеваются носители упорядоченной информации, в которых систематизируются признаки и показатели хозяйственных операций. Учетные регистры различаются по внешнему виду, способу ведения учета и содержанию.

По внешнему виду учетные регистры подразделяются на книги, карточки и свободные листы. Первыми учетными регистрами можно назвать амбарные книги, которые вели купцы для учета своих товаров. С увеличением числа хозяйственных операций стали применять книги других форм: по учету прихода и расхода материалов, денежных средств и т. п. Позднее, для того чтобы разделить труд между работниками, которые ведут учет, вместо книг стали применять карточки и свободные листы. Карточки предназначены, как правило, для организации учета различных объектов аналитического учета, например, инвентарные карточки для учета основных средств, карточки учета материалов на складе. Свободные листы представляют собой учетные регистры большого формата, они содержат большее количество сведений по сравнению с карточками. К свободным листам относятся ведомости, журналы-ордера и т.д.

По способу ведения учета регистры подразделяются на хронологические, систематические и комбинированные. В хронологических регистрах операции записываются в последовательности, их совершения, к таким регистрам относятся регистрационные журналы. В систематических регистрах операции дополнительно группируются по экономическому содержанию, например, кассовая книга, карточки учета материалов и т.д.

По содержанию регистры подразделяются на регистры синтетического, аналитического учета и комбинированные, в которых ведется одновременно синтетический и аналитический учет. К синтетическим регистрам относятся, например, журналы-ордера, к регистрам аналитического учета — платежные ведомости, лицевые счета работников и т.д.

Учетные регистры (или регистры бухгалтерского учета) – это таблицы специальной формы (книги, журналы, карточки, ведомости и пр.). Регистры классифицируются по разным признакам: по характеру записей; по объему содержания; по форме построения; по внешнему виду, по способу заполнения.

На вопрос, что является результатом работы бухгалтера, можно ответить одним словом — отчетность. Отчетные документы составляются в конце каждого квартала по данным учетных регистров. Отчетность — это набор форм и показателей, а также пояснительных материалов к ним, отражающих результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Под документооборотом в бухгалтерском учете понимают порядок и путь прохождения документов по всем инстанциям с момента их составления до сдачи в архив.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота, который составляется бухгалтером и утверждается руководителем предприятия. В графике документооборота устанавливается назначение первичных документов, порядок их оформления и сроки сдачи в архив. График документооборота может быть оформлен в виде схемы, графика или перечня работ, с указанием исполнителей и сроков движения документов. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, и сроки предоставления этих документов. Контроль за выполнением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.

Все первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат передаче в архив. До передачи документов в архив они хранятся в бухгалтерии в специальных шкафах или сейфах. Установлены определенные правила и сроки хранения документов в архиве. Например, первичные и учетные документы хранятся в течение 5 лет, инвентаризационная документация, акты проведения ревизии — 3 года, бухгалтерские отчеты и балансы, квартальные балансы — 3 года, годовые — 10 лет, лицевые счета рабочих и служащих — 75 лет и т.д.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Первичные бухгалтерские документы

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

На предприятии каждый день совершаются десятки операций. Бухгалтеры отправляют деньги контрагентам, фондам и учредителям, начисляют зарплату, приходуют компьютеры и мебель, начисляют пени, считают амортизацию и т.п. На каждую такую операцию необходимо оформить первичный документ (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее Закон № 402-ФЗ).

Первичный документ создают в момент совершения операции либо по ее окончании как подтверждение факта операции (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). На основании первички бухгалтеры составляют проводки.

Накладная, акт на оказание услуг по созданию сайта, бухгалтерская справка — все это первичные документы, которые бухгалтеры используют в повседневной работе. Видов первички очень много, и ее разнообразие зависит от особенностей деятельности компании. Например, в транспортной компании одним из основных видов первичной документации будет транспортная накладная, а в библиотеке — акт списания литературы.

Первичные документы полагается хранить на предприятии минимум пять лет, при этом срок начинают отсчитывать после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). То есть документ, датированный 03.07.2016, нужно хранить как минимум до 2021 года включительно. Отдельные сроки хранения первички установлены Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Для сохранности бухгалтерских документов на предприятии часто создают специальные архивы.

Первичка может быть бумажной или электронной. На практике все больше и больше компаний применяют электронный документооборот (ЭДО). В частности, компании обмениваются договорами, счетами на оплату, актами, накладными и счетами-фактурами.

ЭДО значительно упрощает процедуру обработки первичных документов с момента их создания до момента учета, ускоряет работу между контрагентами. Большой плюс — электронные документы не нужно распечатывать, если это не противоречит законодательству или условиям договора (п. 6 ст. 9 Закона № 402).

Читайте так же:  Использование регионального материнского капитала в санкт петербурге

Электронный документ заверяют квалифицированной электронной подписью. Если стороны примут соответствующее решение, первичку можно подписывать простой или неквалифицированной подписью (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 12 сентября 2016 г. № 03-03-06/2/53176).

Отправляйте первичные бухгалтерские документы через Диадок бесплатно! Подключайтесь к акции «Безлимит на 2 месяца».

Отсутствие в фирме первичных документов может повлечь за собой серьезный штраф от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Налоговики также выпишут штраф и за ошибки в оформлении. Кроме того, лица, ответственные за оформление документов, могут быть оштрафованы по статье 15.11 КоАП РФ на сумму от 2 000 до 3 000 рублей. Есть и другая опасность: если при проверке налоговики не найдут нужного документа, они могут убрать из налогооблагаемой базы часть расходов, следовательно, компании придется доплачивать налог на прибыль.

Обязательные реквизиты первичного документа

Юридическую силу имеет только первичный документ со всеми обязательными реквизитами (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

  1. название (например, «Акт оказанных услуг», «Платежное поручение», «Бухгалтерская справка»);
  2. дата составления;
  3. наименование составителя документа (например, ОАО «СКБ «Контур», ООО «Союз», ИП Иванова Е.В.);
  4. содержание документа или хозяйственной операции (например, «Услуги доступа в интернет», «Переданы материалы в переработку», «Оплата по счету за канцтовары», «Начислены проценты по договору займа»);
  5. натуральные и денежные показатели (штуки, метры, рубли и т.п.);
  6. должности ответственных (например, «Бухгалтер», «Кладовщик», «Менеджер по кадрам», «Начальник отдела сбыта» и т.д.);
  7. личные подписи сторон.

Правильно оформленный документ поможет при необходимости в судебных разбирательствах, например, когда покупатель не платит долг или пытается признать сделку недействительной. А вот документ с ошибками или фиктивными подписями может сыграть злую шутку — поэтому никогда не стоит расписываться за поставщика, если он вдруг забыл поставить подпись. Бережно храните всю первичку и всегда внимательно проверяйте все реквизиты во входящих документах.

До сих пор на практике можно столкнуться с претензиями клиентов по поводу отсутствия печати. Напомним, что с 07.04.2015 для большей части организаций печать отменена и использовать ее можно по желанию (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Сведения о наличии печати у организации должны быть прописаны в уставе. Если контрагент настойчиво требует поставить печать, а у вас ее нет на законных основаниях, можно письменно уведомить контрагента о ее отсутствии и дать выписку из учетной политики.

Формы первичных документов

В работе можно применять унифицированные и собственные формы первичных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом самодельная первичка должна иметь все обязательные реквизиты. Многие компании вынуждены разрабатывать свой вариант акта списания материалов, так как унифицированной формы документа не существует.

Допустимо применение комбинированной формы первичного документа, когда за основу берут унифицированную и дополняют необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить (Постановление Госкомстата РФ от 24.03.99 № 20).

Выбор компании относительно используемых форм первички нужно прописать в учетной политике.

В процессе деятельности может возникнуть потребность в новых первичных документах, тогда их можно разработать и утвердить учетной политикой.

Обратите внимание! Поскольку ваш контрагент также может применять самостоятельно разработанную первичку, в учетной политике необходимо указать, что эти документы вы также принимаете к учету.

Для большей части документов вы вправе не применять унифицированные формы, но кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Виды первичных документов

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

Документы по учету торговых операций

  • ТОРГ-12;
  • Товарный ярлык;
  • Универсальный передаточный документ.

Документы по учету основных средств

  • ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;
  • ОС-4 «Акт о списании основных средств»;
  • ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств».

Кассовая первичка

Кассовые операции оформляют исключительно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Нельзя, к примеру, оформить «расходник» в свободной форме или разработать свой вариант.

Формы первичных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:

  • КО-1 «Приходный кассовый ордер»;
  • КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
  • КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;
  • КО-4 «Кассовая книга»;
  • КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Кассовые документы нужно проверять очень скрупулезно, ведь такая первичка напрямую связана с движением наличных денег и всегда привлекает внимание проверяющих органов. Например, налоговики точно обратят внимание на ПКО, в котором сумма превышает 100 000 рублей. А все потому, что наличкой с одним контрагентом нельзя рассчитываться в сумме, превышающей 100 000 рублей. Отсутствие подписей в кассовых документах также станет причиной для разбирательств с ФНС.

Давайте подытожим. Итак, первичные документы — неотъемлемая часть бухгалтерского и налогового учета. Нельзя проводить операции без подтверждающих документов. Часто бухгалтеры формируют проводки в учете на основании копии или скана первички. Очень важно вовремя заменить копии на оригиналы документов, иначе контролирующие органы могут счесть операцию или сделку фиктивной. Только документы, оформленные в соответствии с законом, являются гарантом безопасности и достоверности учета в компании.

Статья 9. Первичные учетные документы

Статья 9. Первичные учетные документы

О введении и порядке применения унифицированных форм первичной учетной документации см.:

постановление Правительства РФ от 8 июля 1997 г. N 835,

постановление Госкомстата РФ и Минфина РФ от 29 мая, 18 июня 1998 г. NN 57а, 27н,

постановление Госкомстата РФ от 24 марта 1999 г. N 20

Читайте так же:  Прибавка к материнскому капиталу

См. справку «Формы первичной учетной документации»

1. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

2. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

3. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

4. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

5. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

6. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

7. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Информация об изменениях:

Федеральным законом от 30 июня 2003 г. N 86-ФЗ в пункт 8 статьи 9 настоящего Федерального закона внесены изменения, вступающие в силу с 1 июля 2003 г.

8. Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Видео (кликните для воспроизведения).

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

О порядке изъятия должностным лицом Госналогинспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения у предприятий, учреждений, организаций и граждан, см. инструкцию Минфина РСФСР от 26 июля 1991 г. N 16/176

См. комментарии к статье 9 настоящего Федерального закона

Какие документы относятся к первичным? Почему они так называются?

Первичные данные о совершенных хозяйственных операциях являются основой для принятия управленческих решений.

На предприятиях первичная регистрация хозяйственных операций осуществляется в специальных носителях информации – документах, придающих бухгалтерской информации доказательную (в юридическом значении этого слова) силу.

Первичный документ – это письменное свидетельство, составленное в порядке, предусмотренном законом, и удостоверяющее юридический факт совершения хозяйственной операции.

Придание информации юридической силы является объективно необходимой закономерностью ведения бухгалтерского учета. Это обусловлено тем, что отражаемые в системе бухгалтерского учета хозяйственные операции одновременно являются «правоотношениями». Например, начисление заработной платы, оформление материальных и денежных средств, расчетов.

к первичным документам относяться:

Организационно-распорядительными называют документы, которые содержат разрешение (распоряжение) на выполнение той или иной хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а поэтому основанием для учетных записей не являются.

К ним относятся:

— чеки на получение наличных денег с расчетных счетов;

— платежные поручения банку на перечисление денежных сумм и др.

Оправдательные (исполнительные) – это документы, подтверждающие факт произведенной операции, служат основанием для записи ее в бухгалтерском учете. К ним относятся:

— акты на списание материалов;

— накладные на получение товара;

— акты приема-выбытия основных средств;

— инвентаризационные описи и др.

Комбинированными называются такие документы, которые одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных; оправдательных и бухгалтерского оформления.

— накладные на отпуск материальных ценностей, содержащие распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи;

— расчетно-платежные ведомости (наличие подписей в них дает распоряжение кассиру выдать деньги из кассы работникам) и др.

Документы бухгалтерского оформления создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей, а также для облегчения и упрощения работы. Эти документы необходимы для оправдания записей, не имеющих других документальных подтверждений.

Примером таких документов могут служить:

— бухгалтерские справки об ошибках, обнаруженных в учетных записях;

— накопительные ведомости, калькуляции фактической себестоимости продукции;

— ведомости начисления амортизации основных средств;

— ведомости распределения общехозяйственных расходов и др.

Информация из таких документов также заносится в учетные регистры.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Как то на паре, один преподаватель сказал, когда лекция заканчивалась — это был конец пары: «Что-то тут концом пахнет». 8420 —

| 8038 — или читать все.

185.189.13.12 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)

очень нужно

Первичные документы бухгалтерского учета

Автор: Кирилл Юрьевич Обновлено: 20 сентября 2013

Все предприятия, которых законодательство обязало вести бухгалтерский учет, должны оформлять каждую хозяйственную операцию соответствующим первичным документом.

Читайте так же:  Как написать заявление об отказе от наследства

Что такое хозяйственная операция? Это какое-либо событие из жизни предприятия, которое оказывает влияние на структуру его активов и/или движение денежных средств.

Закон о бухгалтерском учете требует, чтобы первичные документы оформлялись в момент совершения хозяйственной операции. Если же выполнять действие и тут же его документировать не представляется возможным, то закон разрешает оформить «первичку» сразу же после его окончания.

Первичные документы могут быть как бумажными, так и электронными, последние должны быть заверены соответствующими электронными подписями. Однако если наличие бумажного первичного документа требуется по условиям договора или законодательно, то хозяйствующий субъект по требованию контрагента обязан будет изготовить бумажные копии соответствующих электронных документов.

Обязательные реквизиты первичного документа

Основной бухгалтерский закон предъявляет четкие требования к оформлению любого первичного документа, составляемого субъектами предпринимательства.

В обязательном порядке первичный документ должен содержать:

  • непосредственно название документа;
  • дата, когда документ был составлен;
  • название субъекта хозяйствования, от имени которого совершается операция;
  • суть хозяйственной операции;
  • натуральные (с указанием единицы измерения) и/или денежные измерители хозяйственной операции;
  • указание должности лиц, совершивших хозяйственную операцию, ответственных за ее правильность и за верное оформление документов;
  • подписи таких лиц с указанием их фамилий и другой личной информации, которая поможет их идентифицировать.

Собственные или унифицированные формы первичной документации?

Новый федеральный закон N 402-ФЗ, который вступил в силу с 01.01.2013 года, разрешает хозяйствующим субъектам самостоятельно устанавливать формы первичных документов. Они должны быть поданы на утверждение руководителю предприятия лицом, ответственным за ведение бухгалтерского учета предприятия.

Правда, Министерство финансов РФ в тексте Информации N ПЗ-10/2012 отмечает, что унифицированные формы, применение которых уполномоченные органы устанавливают на основании других федеральных законов или в соответствии с ними, остаются обязательными к использованию при совершении конкретных хозяйственных операций.

Например, Банк России утвердил в соответствующем положении обязательное использование стандартных бланков кассовых документов. Однако разрабатывать собственные формы первичных документов не каждому под силу. Это потребует времени и усилий, к тому же их составитель должен обладать соответствующей квалификацией.

А потому можно по-прежнему пользоваться типовыми бланками, которые разработал Госкомстат РФ. Но не забудьте утвердить соответствующие формы приказом по предприятию за подписью директора.

Первичные документы разных областей бухгалтерского учета

Мы приведем лишь основные первичные документы, с которыми сталкивается любое предприятие в процессе работы. Однако существует еще множество специальных форм, использующихся в соответствующих ситуациях и отраслях. К примеру, утвержден ряд форм для сельскохозяйственных, торговых, добывающих, транспортных и других предприятий.

К специфическим операциям можно отнести списание естественной убыли, ответственное хранение, лизинг и многое другое.

Учет основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА)

Основные средства — это такие материальные активы, которые служат более 1 года и переносят свою стоимость на готовый продукт частями.

Для их учета Госкомстат РФ предусмотрел специальные типовые формы:

— при постановке объекта основных средств на учет заполняется форма № ОС-1 и заводится инвентарная карточка по форме № ОС-6;

— перемещение объектов ОС сопровождается оформлением акта приема-передачи или же просто отмечается в инвентарной карточке;

— при списании объекта ОС заполняют форму № ОС-4;

— для учета объектов НМА предусмотрена специальная форма № НМА-1.

— для инвентаризации разработаны формы № ИНВ-1 и № ИНВ-1а (инвентаризационная опись), № ИНВ-18 (сличительная ведомость), № ИНВ-22 (приказ) и № ИНВ-26 (ведомость результатов).

Учет запасов и готовой продукции

Эта область бухгалтерского учета фиксирует движение всех активов, срок службы которых составляет менее 12 месяцев. Это сырье, материалы, запчасти, офисные «расходники», упаковка, и т.д., а также готовая продукция. Такой учет еще называют складским.

Здесь применяют следующие формы:

  • приходная накладная;
  • все материалы и товары группируются по определенным признакам, а на каждую группу заводится карточка учета материалов по форме № М–17;
  • для списания материалов используют требование-накладную по установленной форме № М–11, а товары списываются при продаже;
  • движение по складу оформляется в виде материального отчета, а в магазинах и торговых предприятиях — товарного отчета № ТОРГ-29.

Кроме того, законодательством предусмотрено периодическое проведение инвентаризаций таких активов, для этого используются следующие документы:

  • инвентаризационная опись (№ ИНВ-3);
  • приказ о проведении инвентаризации (№ ИНВ-22);
  • сличительная ведомость результатов инвентаризации (№ ИНВ-19);
  • ведомость учета результатов инвентаризации (№ ИНВ-26).

Расчеты с покупателями

Для осуществления взаимодействия с покупателями оформляют следующий пакет документов:

  • счет-фактура;
  • товарная или расходная накладная — форма Торг 12;
  • акт приема-передачи работ или услуг;
  • транспортная накладная — форма 1-Т;
  • кроме того, периодически проводят инвентаризацию взаиморасчетов с покупателями, где применяется акт инвентаризации расчетов — форма ИНВ-17.

Учет денежных средств в кассе и на расчетном счете

Следует помнить, что исправления в любых кассовых документах недопустимы. Документ, в котором содержатся исправления, считается недействительным.

Основные кассовые первичные документы это:

  • приходный кассовый ордер (№ КО-1);
  • расходный кассовый ордер (№ КО-2) ;
  • кассовая книга (№ КО-4);
  • книга учета принятых и выданных денежных средств (№ КО-5);
  • журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (№ КО-3);
  • авансовый отчет (№ АО-1);
  • акт инвентаризации денежных средств (№ ИНВ-15).

Для учета операций на банковских счетах предприятия используют платежное поручение и банковские выписки.

Учет заработной платы

В работе с заработной платой наемных работников в обязательном порядке оформляются следующие документы:

  • платежная ведомость (№ Т-53);
  • расчетная ведомость (№ Т-51);
  • расчетно-платежная ведомость (№Т-49);
  • расчетный листок;
  • справка о доходах (№ 2-НДФЛ).

Во всех первичных документах, кроме кассовых, Закон о бухгалтерском учете разрешает делать исправления. Рядом с таким исправлением должны быть указаны фамилия и должность ответственного лица, а также дата корректировки.

[2]

Впрочем, чистые, правильно заполненные, упорядоченные и заархивированные документы нередко служат и руководству предприятия, особенно это важно в ситуациях с судебными тяжбами. А потому работать с «первичкой» необходимо аккуратно и внимательно.

Читайте так же:  Земельные участки материнский капитал деньгами

Ниже приведем примеры самых популярных документов

Лана says

Спасибо за информацию! Очень позновательно!

Виды и формы документов первичного учета

Понятие первичного документа

Первичными документами принято считать те документы, которые применяются для оформления определенных хозяйственных операций. В соответствии с бухгалтерским законодательством факты хозяйственной деятельности могут быть отражены на счетах бухгалтерского учета только на основании первичной документации.

Первичный документ бухгалтерского учета – это документальное доказательство, подтверждающее осуществление хозяйственной операции или дающее право на ее совершение.

Классификация первичных документов

Существует несколько значимых критериев классификации первичных документов.

Рассмотрим основных из них:

Назначение первичных документов. В соответствии с ним первичные документы делятся на:

  • распорядительные, то есть содержащие приказ о совершении какой-либо хозяйственной операции (например, приказ о направлении работника в командировку, содержащий распоряжение о выдаче ему аванса на командировочные расходы);
  • оправдательные, то есть свидетельствующие о совершении хозяйственной операции и выступающие основанием для формирования бухгалтерских проводок (например, авансовый отчет, подтверждающий командировочные расходы подотчетного лица);
  • документы бухгалтерского оформления, то есть документы, применяемые для оформления тех операций, по которым не существует определенных форм первичных документов (например, справка-расчет о распределении общехозяйственных расходов);
  • комбинированные, то есть совмещающие функции распорядительных и оправдательных документов (например, расходный кассовый ордер, который одновременно после подписания его руководителем и главным бухгалтером является распоряжением для кассира о выдаче денежных средств, а после подписания кассиром и получателем средств – оправданием выдачи наличных денежных средств из кассы).

Содержание хозяйственной операции. В соответствии с эти критерием первичные документы делятся на:

  • материальные, то есть отражающие факты наличия и движения ценностей организации – основных средств, материально-производственных запасов и т.д. (например, приходный ордер, которым оформляется поступление материалов в организацию);
  • денежные, то есть отражающие факты наличия и движения денежных средств в кассе и на счетах организации в банке (например, приходный кассовый ордер, применяемый для оприходования в кассу наличных денежных средств);
  • расчетные, то есть отражающие операции расчетов организации с ее контрагентами (поставщиками, покупателями, дебиторами, кредиторами) и различными органами (налоговыми органами, фондами);

Место составления документа. В зависимости от него первичные документы делятся на:

  • внутренние, то есть составляемые в организации (например, расходный кассовый ордер);
  • внешние, то есть поступающие в организацию со стороны (от поставщиков, покупателей и так далее) (например, счет-фактура, выставленный поставщиком).

Способ отражения хозяйственной операции. По этому показателю первичные документы делятся на:

  • разовые, то есть применяемые для отражения отдельной хозяйственной операции один раз (например, платежное поручение);
  • накопительные, то есть составляемые за определенный период времени на однородные операции (например, лимитно-заборная карта).

Порядок оформления документов. В зависимости от него первичные документы делятся на:

  • заполненные вручную;
  • оформленные с помощью специализированных автоматизированных бухгалтерских программ.

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

Формы первичных документов

Форма первичного документа представляет собой совокупность определенных реквизитов, расположенных в определенном порядке, формирующем структуру документа.

Различают следующие формы первичных документов.

Унифицированные формы первичной документации. Эти формы были разработаны и утверждены Государственным Комитетом статистики России в конце двадцатого века. В настоящее время (с 1 января 2013 года) применение унифицированных документов не обязательно, однако на практике большинство хозяйствующих субъектов продолжает их применение. Это обусловлено несколькими причинами:

  • во-первых, унифицированные формы документации не требуют дополнительных затрат на их использование;
  • во-вторых, унифицированные формы документации облегчают взаимодействие с контрагентами, зачастую тоже использующими те же формы;
  • в-третьих, унифицированные формы документации реализуются практически во всех автоматизированных бухгалтерских продуктах.

В связи с необязательностью применения решение об использовании унифицированных форм необходимо закрепить в положениях учетной политики или же оформить отдельный распорядительный документ.

Задай вопрос специалистам и получи
ответ уже через 15 минут!

Альтернативой унифицированным формам первичной документации являются самостоятельно разрабатываемые организациями формы документов. Этот процесс является трудоемким и требует определенных средств, однако может применяться крупными предприятиями, если специфические особенности их деятельности требуют нестандартных форм первичной документации.

При разработке собственных форм первичных документов необходимо соблюдать принципы рациональности и полноты отражения в них хозяйственных операций, а также обеспечить наличие в них обязательных реквизитов, предусмотренных бухгалтерским законодательством (наименование и дата документа, наименование организации и так далее).

Преимуществом применения указанных форм первичной документации, как уже отмечалось, является возможность учесть в ней все специфические потребности организации, недостатком – затраты труда и времени на разработку.

Самостоятельно разработанные формы первичной учетной документации должны утверждаться как приложения к учетной политике или отдельным распорядительным документом.

Самостоятельно разработанные формы первичной учетной документации перед их утверждением должны быть подвергнуты тщательной проверке, поскольку нехватка в них обязательных реквизитов может стать основанием для признания в бухгалтерском учете со стороны контролирующих органов.

Как промежуточный вариант могут использоваться модифицированные с учетом особенностей деятельности организации, унифицированные документы.

Так и не нашли ответ
на свой вопрос?

Видео (кликните для воспроизведения).

Просто напиши с чем тебе
нужна помощь

Источники


  1. Практика адвокатской деятельности / Под редакцией Л.И. Трунова. — М.: Юрайт, 2016. — 748 c.

  2. Гамзатов, М. Латинско-русский словарь юридических терминов и выражений для специалистов и переводчиков английского языка / М. Гамзатов. — М.: СПб: Санкт-Петербургский Университет, 2013. — 508 c.

  3. Зашляпин, Л. А. Основы теории эффективной адвокатской деятельности. Прелиминарный аспект / Л.А. Зашляпин. — М.: Издательство Уральского Университета, 2015. — 568 c.
Что относится к первичным документам бухгалтерского учета
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here