Как сшить уголовное дело

Помощь в решении вопроса: "Как сшить уголовное дело" от профессионалов простыми и понятными словами.

Как сшить уголовное дело

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

Единой инструкции по сшиванию не разработано. Но рекомендации по прошивке дел содержатся в Методических рекомендациях Росархива, приказе Министерства культуры России за 2005 года №536, инструкции Центрального банка по документоведению и в ГОСТе 51141, которые регулируют правила хранения документов. Название организации. Наименование подразделения организации (например, отдел кадров).

Как сшивать документы нитками — подробная инструкция

В каждой организации постепенно накапливаются материалы, которые по истечении срока, подлежат передаче в архивные фонды.

Обычно, дело сдается архивариусу по прошествии года, после завершения делопроизводства.

Проверяется, насколько правильно распределены по группе. Сшивают дело. Тщательно проверяют правильность нумерации листов. Делают сопроводительную надпись.

Сшиваем документы правильно: 7 основных шагов

Проблема прошивки интересует прежде всего того работника, в должностной инструкции которого прописана данная обязанность. Чаще всего бремя этого «ремесла» ложится на хрупкие плечи кадровиков и бухгалтеров. Отточить свои умения очень важно: неверно сделанная прошивка может быть сама источником различных проблем, если пропадет какой-либо важный лист из документации.

В основном в делопроизводстве прошивают кадровые и бухгалтерские документы, которые положено хранить более десяти лет.

Как правильно прошивать документы ниткой: образец с пошаговыми фото

Чтобы не запутаться в бумажном потоке при делопроизводстве, специалисты государственных органов предписывают сшивать многостраничные.

Впервые столкнувшись с необходимостью выполнить процесс, предприниматель понимает, что не все так просто, как кажется на первый взгляд. Прошивка документации осуществляется по строгим правилам, закрепленным в действующем законодательстве.

Чтобы не допустить ошибку, владелец бизнеса должен знать, как правильно нумеровать страницы и сшивать их.

Как правильно прошивать и заверять документы

В делопроизводстве существует необходимость сшить многостраничные, заверяя их подписью и печатью. Такие требования существуют при передаче документов в архив, заверении копий для банков и финансовых учреждений, сдаче отчетности в фонды и налоговую инспекцию.

Оформление и подписание многостраничных также в обязательном порядке подлежат сшиву и нумерации.

Сшить можно как вручную, с помощью степлера или ниток, так и с помощью различных настольных станков. Не существует определенных регламентов, определяющих как правильно прошивать.

Как правильно сшивать документы нитками в ручную?

Казалось бы, все довольно просто: прошить листы и заверить их.

Но есть одна сложность, которая часто ставит в тупик делопроизводителей – это отсутствие единого правила сшивания. При этом налоговая или архив вправе вернуть неправильно скрепленные документы, что может сильно затянуть и без того небыстрые процедуры.

Однако не стоит отчаиваться: существуют несколько ГОСТов, по которым следует выполнять данный процесс.

Как правильно сшить документы

Не все документы той или иной организации подлежат сшиванию, поэтому важно понимать, какие именно бумаги подходят для этой процедуры. Во-первых, логично, что вам не нужно разбираться, как прошнуровать документ, если он состоит из одного листа, однако, если в нем две и больше страниц, тогда приведенная ниже информация будет полезной. авансовыми отчетами, накладными, счетами-фактурами, путевыми листами, кассовыми книгами, оборотными ведомостями, актами выполнения работ, а также ведомостями на заработную плату, если она выдается на руки.

Совет 1: Как сшить документы для архива

Сшивание документов – распространенная в канцелярской и офисной среде процедура.

Несмотря на то, что она кажется простой, существует специальный регламент, определяющий правила сшивания документов и их оформления. И эти правила следует знать, чтобы документы . отправленные на тендер или в архив, не были возвращены на дальнейшее оформление и перешивание.

Для обеспечения сохранности после прошивки, а также для того чтобы они хранились в правильном порядке, все листы кроме описи должны быть пронумерованы.

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

Несмотря на простоту действий, прошивка является важным организационным моментом, в котором совершать ошибки недопустимо. Именно поэтому в каждой организации должны быть сотрудники, умеющие выполнять этот процесс.

Неправильно прошитые документы могут повлечь за собой серьезные проблемы. Неправильная прошивка документов может стать причиной для отказа в их принятии.

Сам себе адвокат

защита прав в суде без адвоката

Оформление уголовного дела

Оформление уголовного дела

Некоторые нормы УПК предусматривают требования, связанные с делопроизводством. Однако, в УПК не регламентирован порядок регистрации сообщений о преступлении, регистрации ходатайств и жалоб, который способствует сохранности обращений и, главное, их рассмотрению в установленные сроки. УПК вообще не содержит понятие «регистрация», которое, согласно Правилам делопроизводства, означает «присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму».

В соответствии с ч. 1 ст. 217 УПК РФ следователь предъявляет «обвиняемому и защитнику подшитые и пронумерованные материалы уголовного дела». Но в УПК не говорится, как следователь должен подшить уголовное дело, какое количество листов должен содержать один том дела и чем должны быть нумеровать листы. Ненадлежащее, оформление уголовного дела нередко являются предметом заявлений и ходатайств стороны защиты как на стадии предварительного следствия, так и при рассмотрении дела судом. Как следователи, так и судьи при получении ходатайств и жалоб о нарушении оформления уголовного дела чаще всего отказывают заявителям в их удовлетворении. Однако единообразия в мотивах отказа у судей нет. Довольно часто суды и должностные лица мотивируют свой отказ тем, что в УПК не прописан порядок оформления уголовного дела. Вместе с тем, согласно ч. 4 ст. 7 УПК, решения суда и должностных лиц, осуществляющих предварительное расследование, должны быть законными, мотивированными и обоснованными.

На практике, очень часто, сторона защиты в качестве довода указывают на то, что материалы дела следователь пронумеровал карандашом и в нумерации есть исправления. Суды отвергают этот довод, но с разными и не бесспорными обоснованиями либо без них.

Защита указывает, что нумерация листов уголовного дела «не ручкой, а карандашом делает возможным подмену (замену) документов». Суды отклоняют эти доводы указывая, что «согласно подпункту „б“ пункта 7.9 Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде (утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 № 36) листы уголовного дела нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа, карандашом» . Однако из данного судебного решения неясно, почему следователь при выполнении требований ч. 1 ст. 217 УПК РФ должен руководствоваться инструкцией по делопроизводству, предназначенной для суда, и соответствует ли нумерация листов в уголовном деле нормам УПК РФ.

Читайте так же:  Областной материнский семейный капитал в челябинской области

По одному из уголовных дел Ростовский областной суд отказал в удовлетворении апелляционной жалобы осужденного, который полагал существенным нарушением УПК то, что «листы уголовного дела пронумерованы карандашом, в середине первого тома имеются явные исправления нумерации страниц». В апелляционном определении суд отметил: «То обстоятельство, что материалы дела не были прошиты и пронумерованы карандашом, не свидетельствует о существенном нарушении прав осужденного, поскольку обвиняемый был ознакомлен со всеми материалами дела в полном объеме при выполнении требований ст. 217 УПК Выполнение нумерации материалов дела карандашом не является процессуальным нарушением, которое могло повлиять на законность процедуры ознакомления» . В этом апелляционном определении не указан мотив, почему суд не усматривает существенного нарушения требований УПК РФ в том, что материалы дела не прошиты и пронумерованы карандашом.

Аналогичный довод приводили и в других областных судах. Практика Верховного Суда РФ фактически аналогичная. В кассационном определении от 16.02.2011 № 66-О11-4 ВС РФ отметил, что «ссылки осужденного на то, что уголовное дело скреплено шнуровкой, не опечатано, его страницы пронумерованы карандашом, не противоречат ст. 217 УПК, в соответствии с которой следователь предъявляет обвиняемому и его защитнику подшитые и пронумерованные материалы уголовного дела. Материалы дела соответствуют описи».

Чем регламентируется оформление уголовного дела и как правильно опровергнуть претензии к его оформлению?

Поскольку законом предусмотрено только то, что материалы уголовного дела должны быть подшиты и пронумерованы, следователи нередко мотивируют свои решения по оформлению материалов уголовного дела требованиями ведомственной инструкции по делопроизводству. К примеру, следователи Следственного комитета РФ ссылаются на Инструкцию по делопроизводству, утвержденную приказом председателя СК России от 18.07.2012 № 40 «Об утверждении инструкции по делопроизводству Следственного комитета Российской Федерации» . Данная Инструкция предназначена для оформления материалов только контрольных производств и служебных проверок. Но по аналогии с ее требованиями следователи оформляют и уголовные дела, подшивая в каждый том не более 250 листов, нумеруя листы простым карандашом (п. 9.4.5 Инструкции), подшивая дело «не менее чем в четыре прокола с учетом возможного свободного чтения текста всех документов» .

Аналогичный применяемому в СК России порядок формирования и нумерации дел действует и в других ведомствах, где производится предварительное расследование и рассматриваются уголовные дела.

Так, в п 5.5.4 Инструкции по делопроизводству в Судебном департаменте при ВС РФ также говорится, что «использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается».

Единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти установлен постановлением Правительства РФ от 15.09.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Пунктом 3 Правил делопроизводства предусмотрено, что с учетом условий и специфики своей деятельности федеральный орган исполнительной власти разрабатывает инструкцию по делопроизводству, которую утверждает руководитель федерального органа исполнительной власти. Причем особо указано, что эта инструкция должна быть согласована с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. Порядок формирования и оформления дел, как установлено п. 36 Правил делопроизводства, также определяется Росархивом.

Сделано это в связи с тем, что уголовные дела, наряды, журналы и книги постоянного или длительного хранения в конечном итоге сдаются в архив. Поэтому единый порядок формирования и оформления дел устанавливается Росархивом, что предусмотрено ФЗ РФ от 22.10.2004 № 125 ФЗ «Об архивном деле в РФ».

[2]

Порядок формирования и оформления дел регламентирован документом «Основные правилами работы архивов организаций», который одобрен решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 года. Основными правилами установлено, что все листы дела должны нумероваться арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом. Листы внутренней описи документов в каждом томе дела должны нумероваться отдельно . При формировании дел необходимо соблюдать ряд основных требований, в том числе «дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см» (п. 3.5.3 Основных правил). В каждом томе документы подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них (п. 3.6.4 Основных правил) 5.

[1]

Из сказанного можно сделать вывод, что следователь оформляет материалы уголовного дела на основе и по требованиям, установленным общими Правилами делопроизводства.

Каких-либо нормативных документов относительно последовательности подшивания документов в уголовное дело нет. В то же время в процессе досудебного производства следователю постоянно приходится перешивать материалы уголовного дела, заново нумеруя листы. При этом старая нумерация, проставленная простым карандашом, стирается ластиком.

В п. 9.3.1 Инструкции по делопроизводству СК России указано, что «документы в уголовные дела подшиваются по мере их составления или поступления, а также допускается подшивка материалов дела по эпизодам, фигурантам и другим критериям, обеспечивающим логику расследования уголовного дела».

Чисто технической процедура подшивания материалов дела — это не одноразовый процесс. Листы перешивают, перенумеровывают и формируют в тома для того, чтобы было удобно ориентироваться в материалах уголовного дела, можно было быстро найти нужный документ, оперативно уяснить суть исследуемого события. Это важно не только для следователя, но и для прокурора, адвоката, судьи и других участников уголовного судопроизводства, имеющих право на ознакомление с материалами дела.

Материалы уголовного дела в ходе досудебного производства перешивают и перенумеровывают также в связи с необходимостью представления части документов экспертам для производства судебной экспертизы. Общее правило — материалы подшиваются в уголовном деле по мере их поступления или составления в хронологическом порядке. Однако в зависимости от объема уголовного дела, количества расследуемых эпизодов, обвиняемых и потерпевших, проведенных судебных экспертиз материалы в деле группируют в логической взаимосвязи . К примеру, если расследуется совершение нескольких преступлений, то процессуальные документы, как правило, подшивают поэпизодно. Отдельно формируется весь блок, посвященный судебным экспертизам (постановление о назначении, заключение эксперта, протокол допроса эксперта, протоколы ознакомления с этими документами всех участников, их ходатайства и т. д.), отдельно — материалы, характеризующие личность обвиняемого.

Формируя документы в деле в логической взаимосвязи, следователю приходится перешивать материалы в уголовном деле и перенумеровывать листы. Соответственно, проставленный карандашом номер листа стирается и пишется новый номер с учетом его хронологического расположения в томе дела.

Читайте так же:  Отчет оспаривание кадастровой стоимости земельного участка

При перешивании и перенумерации листов уголовного дела есть одно неписаное правило. Следователь (дознаватель) может производить эти действия до выполнения требований, предусмотренных ст. 217 УПК, то есть до ознакомления участников уголовного судопроизводства с материалами уголовного дела. Если уголовное дело с обвинительным заключением или постановлением возвратил прокурор или суд, то следователь (дознаватель) не должен вносить никаких изменений в оформление дела: перешивать дело, перенумеровывать листы, вкладывать документы, которые хотя и были исполнены в ходе предварительного расследования, но поступили в период, когда дело находилось у прокурора или в суде. Такими документами могут быть, например, ответы на поручения и запросы следователя. Все эти вновь исполненные или полученные документы после возвращения дела прокурором или судом в случае их процессуальной доброкачественности, то есть соответствия требованиям ст. 88 УПК, подшиваются после постановления о принятии следователем дела к производству.

Чтобы участникам уголовного судопроизводства в последующем было понятно появление в деле документа, который исполнен до направления уголовного дела прокурору, следователь должен написать рапорт на имя руководителя следственного органа с пояснением, почему этот документ (документы) не был ранее приобщен к материалам уголовного дела, и о намерении приобщить его к материалам дела. На рапорте руководитель следственного органа накладывает резолюцию «Согласен, приобщить к материалам дела», ставит дату и подпись. Такой рапорт не предусмотрен УПК, это не процессуальное решение следователя, но в то же время он будет содержать исчерпывающую информацию о причине отсутствия ранее документа в деле.

После возвращения уголовного дела прокурором или судом материалы дела нельзя перешивать и перенумеровать еще и по той причине, что в постановлениях прокурор и суд, обосновывая допущенные нарушения закона, ссылаются на конкретные листы дела. Поэтому недопустимо менять местами листы дела, на основании которых прокурор и суд приняли свое решение, или дополнять материалы новыми листами.

Во время нумерации листов материала уголовного дела порой допускаются технические ошибки. Например, один и тот же номер проставляется подряд на двух-трех листах или допускается пропуск в номерах листов дела. Происходит это, как правило, из-за невнимательности. Техническая это ошибка или нет, можно определить, например, путем сличения записей в описи документов в томе. Если не пронумеровано несколько листов многостраничного единого документа, техническую ошибку можно определить, изучив его содержание, сличив хронологию нумерации листов самого документа.

Если же в протоколе ознакомления с делом указано одно количество листов, а фактически их значительно больше или меньше, если в описи наименование документа указано одно, а фактически подшит другой, то это вызывает обоснованные сомнения о возможном подлоге, особенно у стороны защиты. А все сомнения, согласно ч. 3 ст. 14 УПК РФ, трактуются в пользу обвиняемого.

В заключение отметим, что для единообразного понимания и применения закона, связанного с оформлением уголовных дел, целесообразно внести соответствующие изменения в ч. 1 ст. 217 УПК РФ, чтобы исключить судебные споры по этому вопросу.

Как сшить уголовное дело

Сшиваем документы правильно: 7 основных шагов Кроме того, документы по персоналу организации также подлежат передаче. В случае с негосударственными организациями необходимо отметить, что для них предусмотрен особый режим взаимоотношений. В частности, закон обязывает их заключать отдельное соглашение с Федеральной архивной службой. Если договор будет заключен с опозданием, тогда архив будет обязан принять только те документы, которые связаны с персоналом предприятия.

Все последующие изменения в физическом состоянии повреждения, плесень и т.

Как сшить дело

Все последующие изменения в физическом состоянии повреждения, плесень и т. При необходимости составляют новую надпись со ссылкой на соответствующий акт. Старую надпись при этом зачеркивают, но сохраняет в деле.

Документы, составляющие дела, переплетают или подшивают, за исполнением случаев, когда в документе после переплета или подшивки дела невозможно полностью прочесть текст, визы, даты и др. Подготовка дел и документов к передаче в архив включает в себя: -систематизацию документов в делах; -проведение экспертизы ценности документов в делах; -оформление дел; -составление описи дел структурного подразделения.

Перед техническим оформлением дел при необходимости проводят дополнительную систематизацию или пересистематизацию документов в делах, этого документы снимают со скоросшивателей и располагают в хронологической последовательности, т. В начале дела сверху располагают самый ранний документ, в конце внизу — самый поздний. Параллельно с систематизацией проводят дополнительную полистную экспертизу ценности документов: проверку на дублетность, принадлежность к данному хронологическому периоду и данному делу.

Изымают лишние экземпляры, черновики и т. В случае необходимости к данной работе привлекают членов экспертных комиссий, руководителей подразделений и ведущих специалистов например, при определении подлинности документа, принадлежности документа к данному делу и т. Список литературы 1. Как организовать делопроизводство на предприятии. Термины и определения. ГОСТ Делопроизводство и архивное дело. Типы, размеры, технические условия».

Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб. Управление документацией и новые информационные технологии. Справочник по делопроизводству. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие — М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие.

Подшить документы в дело

Далее с левой стороны титульного листа делаются отверстия на расстоянии 3 см друг от друга на поле без текста. Количество отверстий будет зависеть от того, какая предполагается схема сшивания. В 2 дырки Это самая простая прошивка. По данной схеме в ФМС прошивают домовую книгу. В данной схеме прошивки 2 прокола не всегда могут располагаться в середине листа.

Архивные правила

Существуют только рекомендации по сшиву документов, утвержденные Приказом Росархива от Для того, чтобы сшить документы или один многолистовой документ, потребуется шило, иголка, нитки, канцелярский клей и чистый лист бумаги. Можно сшить документы через три отверстия — подготовив три прокола шилом, расстояние между которыми должно быть примерно см. В этом случае начинаем сшивать документ с тыльной стороны документа со среднего прокола, оставляя часть нитки не менее 7 см. С лицевой стороны протыкаем верхнюю дырку и отправляем иголку с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны. С лицевой стороны протыкаем среднее отверстие и отрезаем нить, оставляя не менее 7 см. Остаток нити из среднего отверстия связываем с остатком нити из верхнего отверстия. На узелок наклеить маленький прямоугольный листочек. Если вместо шила использовать дырокол, то прокола для сшива получается два. В этом случае начиная сшив документа необходимо оставить сантиметров 7 нити, не протягивая иголку с ниткой до конца, так, чтобы с того прокола, с которого мы начинаем сшивать, свисал кончик нитки.

Читайте так же:  До скольки лет платить алименты в россии

Как правильно подшить дело на 5 дырок

Оставить комментарий Я уже делала фото-мастер-класс о том, как сшить дело. Тот рассказ посвящался секретарям, руководство которых совершенно не хочет нести дополнительные расходы, вот им и приходится выкручиваться при помощи подручных средств. Результат получается соответствующий. Сегодня рассмотрим компромиссный вариант: как сшить документы в аккуратную покупную обложку, но не без недостатков. Нам потребуется обыкновенная картонная обложка с завязками. Я купила ее в сетевом магазине канцтоваров за 14 рублей.

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Особенности подготовки документов на сдачу в архив Документы для сдачи в архив подготавливают работники структурных подразделений. Сама подготовка включает в себя: Систематизацию документов. Подшивание документов в единую папку в зависимости от назначения. Заполнение описи. Оформление обложки документа. Вышеуказанный порядок проведения подшивания документов предполагает их длительное хранение, то есть не менее 25лет. Если же документы будут храниться в архиве организации менее 10 лет, допускаются некоторые послабления, а именно можно не проводить: Нумерацию листков в деле.

Как нужно правильно прошить документы нитками (фото) в 2019 году

Содержащие требования относительно сшивки документов, разработанные различными отраслевыми ведомствами Как правильно сшивать документы ниткой Перед тем как начать сшивать документы, их нужно подготовить. Для этого все бумаги сортируются по дате. Далее с соблюдением последовательности документы складываются и каждый отдельный лист нумеруется. Для нумерации используются арабские цифры. Проставляется номер в правой части листа. При этом начинается нумерация с цифры 1, но опись сшитых документов не учитывается. При сшивке стандартных документов применяется типовой скоросшиватель формата А4. Подлежат нумерации в документации и конверты. В таком случае сначала номер проставляется на конверт, а уже потом нумеруются хранившиеся в нем фотографии и бумаги. Если в процессе нумерации была сделана ошибка, то неправильное значение перечеркивается одной чертой и далее нумерация дальше продолжается.

Как правильно сшивать документы

Как сшить дело правильно

Как правильно прошить и пронумеровать документы по ГОСТу — фото пошагово и образец

Добавлено: 22 янв в 19 Admin Единой инструкции по сшиванию документов не разработано. Рассмотрим основные принципы правильного сшивания различных документов. Перед самой прошивкой документов следует подумать о картонной обложке для каждой папки.

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях. Видео — как сшивать дела перед сдачей в архив: Нормативные акты Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись. Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от Как правильно сшить документы При наличии грубых ошибок документ подлежит перенумерации. Прежний номер аккуратно зачеркивается, и ставится новый. Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую Обратите внимание! Обычные нитки бывают непрочными, лучше использовать более толстые и крепкие. В крайнем случае следует сложить нить в два-три раза. Вдеваем иголку с изнаночной стороны в среднее отверстие. Затем сразу же втыкаем иголку в верхнее отверстие.

Как правильно сшивать документы

Прошивать документы необходимо для их систематизации.

В компаниях и учреждениях прошивают документы, которые требуется передать в архив.

Прошитые документы удобно хранить и при необходимости представлять в проверяющие органы, не переживая за сохранность и возможность подмены.

Какие нормы регулируют прошивание

Теоретически такое простое дело как прошивание документов не регламентируется нормативными актами. Есть только указания о том, как это сделать:

  1. Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23. 12. 2009;
  2. ГОСТ 51141 по делопроизводству;
  3. Также правила делопроизводства, содержащие требования по прошиванию документации, разработанные отраслевыми ведомствами (ЦБ РФ, Министерством по налогам и сборам и т.п.).

Какие документы требуют такого оформления

В учреждениях и компаниях прошиваются документы практически всеми структурными подразделениями.

Сотрудники кадровой службы отдельно систематизируют и прошивают по итогам календарного года следующие документы:

  • приказы личного состава,
  • приказы общего состава,
  • штатное расписание.

Бухгалтеры прошивают:

  • авансовые отчеты,
  • оборотные ведомости по материальным средствам,
  • накладные,
  • счета-фактуры,
  • акты выполненных работ,
  • путевые листы,
  • кассовую книгу,
  • ведомости на получение заработной платы сотрудниками учреждения в том случае если зарплата выдается работникам на руки.

Делопроизводители: входящую и исходящую документацию.

Прошивать документы можно используя следующие инструменты:

Но документы, прошитые нитками, гарантированно не будут подменены, что актуально в современной действительности.

Общие правила оформления

Документы, которые впоследствии необходимо будет прошить, сначала сортируют по дате, тщательно присоединяя друг к другу, нумеруют каждый лист справа арабскими цифрами. Начинают нумерацию с цифры 1. Опись не нумеруется.
Видео (кликните для воспроизведения).

Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело». Она бывает разных размеров и качества. Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4.
В документах нумеруются также и конверты. В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем.

Если при нумерации документов была допущена ошибка, то ее зачеркивают одной чертой и продолжают нумерацию. При этом лист необходимо будет заверить надписью «Исправленному верить», поставить подпись ответственного лица и скрепить печатью.

Пошаговая инструкция данной процедуры

Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера. Систематизировать по датам или по значимости и пронумеровать каждый лист документа. Если получившееся дело состоит из множества листов, то можно соединить документы специальными скрепками и приступить к прошиванию.

Приготовить следующие инструменты и материалы:

  • Нитки. Лучше использовать капроновые.
  • Иголка. Размер подбирать в зависимости от толщины сшиваемых документов.
  • Клей бумажный.
  • Лист чистой бумаги.
  • Скоросшиватель бумажный, картонный.

Порядок действий:

Следует сказать, что если следует прошить большее количество листов одновременно необходимо сделать не менее 4 отверстий. Это придаст устойчивость и надежность при хранении прошитого документа.

Читайте так же:  Договор аренды автомобиля с водителем

Упрощенный способ прошивки документов приведен в данной видеоинструкции:

Кто и как заверяет

Документы заверяет руководитель предприятия или индивидуальный предприниматель. Важно чтобы часть подписи была как на наклеенной бумаге, так и на документе.

Особенности оформления бухгалтерской документации

Прошивание бухгалтерской документации схоже с прошиванием обычных документов. Но есть одно отличие. Для прошивания бухгалтерских документов делают 5 отверстий поскольку дела получаются в итоге большей толщины. Сшивать документы может только уполномоченный сотрудник. Часто ответственным является бухгалтер, который и занимается ведением дел.

Нумерация делается простым карандашом. При сшивании документов составляется опись документов, находящихся в деле.

Опись состоит из следующих разделов:

  • наименование документа,
  • дата, когда составлялась опись,
  • перечень документов,
  • подпись ответственного лица.

Особенности подготовки документов на сдачу в архив

Документы для сдачи в архив подготавливают работники структурных подразделений. Сама подготовка включает в себя:

  1. Систематизацию документов.
  2. Нумерацию.
  3. Подшивание документов в единую папку в зависимости от назначения.
  4. Заполнение описи.
  5. Оформление обложки документа.

Вышеуказанный порядок проведения подшивания документов предполагает их длительное хранение, т.е. не менее 25лет.

Если же документы будут храниться в архиве организации менее 10 лет, допускаются некоторые послабления, а именно можно не проводить:

  • Нумерацию листков в деле.
  • Систематизацию листков в деле.
  • Прошивание нитками, а оставить на хранение в папке-скоросшивателе.

Порядок прошивания такой, как и при обычном выполнении. Если в деле, подлежащем прошиванию более 250 листов, то необходимо разделить его на несколько томов. Каждый том подшивается.

Если документы планируется хранить более 25 лет, то при подготовке к прошиванию на дело накладывается дополнительная картонная обложка, которая защищает документы и нитки от излишнего трения и придает более красивый вид делу.

Подшивая дела для архива необходимо следить, чтобы текст оставался читаем. Нумерацию проводят простым карандашом в верхнем правом углу. Не рекомендуется использование для данных целей шариковые и гелевые ручки, цветные карандаши и фломастеры.

Лист формата А3 нумеруется как один лист и подшивается за левый край и сворачивается. Если лист подшивают за середину, то будет считаться уже 2 листа.

Фотографии или картинки, а также схемы и карты нумеруются сзади в верхнем левом углу. Конверты нумеруются в первую очередь отдельно от их бумажных вложений.

Если дело составляется из нескольких томов, то они (тома) нумеруются каждый отдельно.

Обложку оформляют следующим образом:

  • Указывают название организации или учреждения.
  • Подразделение.
  • Срок хранения.
  • Наименование дела.

Немаловажно соблюдать некоторые требования. Наименование учреждения может меняться. Поэтому при составлении обложки документа необходимо указывать 2 названия. Названия учреждений указываются в именительном падеже. Старое название берется в скобки, новое должно будет находиться под ним.

Кроме того, указывается тема дела. Это могут быть акты, накладные, приказы и т.д. затем структурное подразделение и срок, за который находятся в нем документы или календарный год. Это первая и последняя даты документов.

Если документы сшиваются за календарный год, то следует указывать, к примеру, «Приказы 20015 года». Также указывается срок хранения: постоянный или определенный.

Опись не учитывается при нумерации листов в деле. Дела могут быть указаны по степени значимости. Например, устав, протоколы, планы.

Видеоурок по оформлению папки для сдачи в архив рассмотрен здесь:

Подготовка для сдачи в налоговую

Для регистрации в качестве предпринимателя или юридического лица, а также внесения изменений в сведения в инспекции налоговой службы представляемые документы прошиваются в присутствии нотариуса. Нововведения в этом случае не действуют, поскольку таким образом нотариус гарантирует, что никаких исправлений после удостоверения подписи заявителя не последует.

С июля 2013 года сдавать отчет в налоговую можно не сшивая документ. В Методических рекомендациях этот пункт исключен. На усмотрение предпринимателей сейчас есть выбор сдавать документы просто в скрепленном или прошитом виде.

Правила делопроизводства, однако, никто не отменял. И потому учредительные документы желательно все же прошивать вручную.

Как правильно прошить и пронумеровать документы по ГОСТу — фото пошагово и образец

Тем, кто не имеет дело с деловыми бумагами, вопрос, как прошить документы, может показаться, по меньшей мере, странным.

Однако, для сотрудников офисов и предпринимателей, которым часто приходиться сталкиваться с этим в своей работе, необходимо знать, как правильно скрепить документы.

Ведь работники в контролирующих органах довольно придирчивы в вопросах оформления деловых бумаг.

Какие документы подлежат прошивке

Справедливости ради надо заметить, что далеко не все документы, составляемые в учреждениях и компаниях, подлежат сшиванию.

У каждого структурного подразделения есть ряд документов, оформление которых требует их соединения подобным способом. Чтобы систематизировать и закрыть год календарный в делопроизводстве организации, сшивается вся входящая и исходящая документация, копии документов и другие.

Сотрудники кадровой службы, производят прошивку:

  • книги приказов по личному составу;
  • книги приказов по иным вопросам организации;
  • штатного расписания со всеми изменениями (иногда его оформляют для хранения папкой-скоросшивателем).

Достаточно много сшивают документов в бухгалтерии. Регулярно в папку приходиться подшивать все бухгалтерские и кассовые документы, поскольку многие из них сдаются в архив. Для ежедневных кассовых отчетов применяется временная фиксация на уголок.

Например, отчетность, сдаваемая в ПФР, обязательно должна быть прошита. Подобным образом готовятся различные виды документов для госорганов, ИФНС и внебюджетных фондов.

Какие документы регулируют прошивание

На сегодня правила по прошиванию разного рода документации не разработаны. Однако, есть несколько требований определенных инстанций, которыми регламентируется порядок прошивки определенных документов.

Так, в ГОСТе Р 7.0.8-2013 и Методических рекомендациях, утвержденных Росархивом, можно найти, как выполнять прошивку бумаг формата А4.

Некоторые из требований к оформлению отдельных типовых форм, утвержденные Министерством РФ по налогам и сборам в 2003 году, регламентируют оформление документации, необходимой при гос. регистрации ООО.

Учимся правильно прошивать документы

Итак, как сшить документы, с чего начать, чем сшивают и с какой стороны заверяют печатью — все это мы сейчас рассмотрим.

Сегодня во многих офисах имеется специальная машинка-брошюратор. С ее помощью можно сброшюровать любые виды документов. Подобным образом, например, оформляют договор с проектно-сметной документацией. Однако, чаще бумаги сшивают вручную.

Чтобы не отвлекаться во время сшивания, стоит запастись:

  • нитками;
  • иголкой (штопальной);
  • шилом;
  • ножницами;
  • канцелярским клеем;
  • бумажным стикером 4 х 6 см.
Читайте так же:  Перевести материнский капитал в банк

Далее с левой стороны титульного листа делаются отверстия на расстоянии 3 см друг от друга на поле без текста. Количество отверстий будет зависеть от того, какая предполагается схема сшивания.

Это самая простая прошивка. По данной схеме в ФМС прошивают домовую книгу. В данной схеме прошивки 2 прокола не всегда могут располагаться в середине листа. К примеру, прошнуровать кассовую книгу и журнал по охране труда принято внизу листа.

Первый раз продеваем нить, выводя ее на титульный лист. Затем несколько раз пропускаем нить через отверстия и завязываем ее концы узелком на последней странице.

Далее на узел наклеиваем небольшой квадратик бумаги, который должен частично закрыть и концы нитки. Сопроводительную надпись на листке заверяем печатью организации и подписью руководителя. Оттиск печати должен выходить на край наклейки.

Данная прошивка в 3 отверстия несколько сложнее.

Пошагово она делается следующим образом:

  1. Вначале иголкой с ниткой делаем прокол в центре листа с тыльной стороны.
  2. При втором проколе иголку с ниткой выводим на тыльную сторону, причем отверстие делаем на 3 см выше первого.
  3. Последний прокол делаем ниже первого, выводя нитку на титульный лист.
  4. Далее пропускаем иголку с ниткой в среднее отверстие на тыльную сторону.
  5. Теперь аккуратно стягиваем прошитые листы, обрезаем нитку и завязываем ее концы на узелок.
  6. Концы нитки и узел закрываем наклейкой, предназначенной для заверения.

Подобным способом сшиваются налоговые декларации, устав ООО.

Данную схему прошивки использую при оформлении особо значимых документов.

Для нее удобнее вначале проделать отверстия. Прокалывать их можно с помощью дрели или дырокола, в зависимости от того, по сколько листов будут документы.

Прошивка документации в 4 дырки пошагово делается так:

  1. Нитку начинаем вводить с тыльной стороны во второе отверстие.
  2. Затем вводим иголку в самую нижнюю дырку.
  3. Повторно проводим нитку через вторую дырку.
  4. Далее заходим в вышерасположенное отверстие с лицевой стороны.
  5. В верхний прокол заводим нитку сзади.
  6. Теперь в обратном порядке пока не введем нитку в отверстие, с которого начинали.
  7. Аккуратно натягиваем стежки и завязываем концы узелком.
  8. Как и в первых двух способах, узел закрывается наклейкой, на которой делается заверительная надпись.

При прошивке по схеме с пятью отверстиями используют прошиватель. Она применяется при сшивании особо важных документов, таких как уголовное дело, поскольку может обеспечить защиту бумаг от подмены.

Кроме того, устройство позволяет сшивать достаточно большой объем документации, поэтому схему с 5 дырками часто используют, чтобы подшить текущие бухгалтерские документы.

Затем все листы хорошенько выравниваем, закрепляем в струбцине, после чего приступаем к сверлению 5 отверстий в левой стороне блока. Два из них сверлим по краям с отступом в 2 см, третье в центре. 4 и 5 располагаем в промежутках между центром и крайними проколами.

Схема подшивки на 5 отверстий выглядит таким образом:

  1. Иголку с тыльной стороны проводим через среднее отверстие, оставляя хвостик нитки около 10 см. С лица вводим ее во 2 отверстие сверху.
  2. Теперь иглу через верхнее отверстие спускаем вниз и вновь проводим через 2 сверху отверстие.
  3. Далее придерживаем конец нитки в центре и просовываем через него иголку, которая оказывается на исходной точке.
  4. Теперь аналогичным образом поступаем с отверстиями, расположенными ниже центра.
  5. В результате в центральном отверстии на тыльной стороне оказываются два кончика, которые завязываем узлом и отрезаем лишние нитки. Только после этого можно достать бумаги из пресса.

Узелок, как и во всех предыдущих случаях, заклеиваем прямоугольным листочком. В нем указывается нумерация и соответствующие данные о подшивке.

Заверение прошитых документов

По ГОСТу документацию необходимо не только сшить и пронумеровать, но и заверить. Это делается на бумажном стикере прямоугольной формы.

Его наклеивают в том месте, где при сшивании завязывался узел, причем из-под наклейки должны выглядывать концы нитки.

На нем в печатном виде или от руки делается следующая надпись:

«Прошито, пронумеровано, скреплено печатью ___ (________) лист___».

Кроме печати надпись должен заверить своей подписью руководитель организации.

Советы по прошивке документов

Чтобы лучше понять, как правильно выполнить прошивку документы ниткой, нужно просмотреть образец – соответствующую фото инструкцию. Она же поможет пошагово изучить весь процесс.

Если предстоит сшить большой объем документации, а Вы даже не представляете, как пользоваться станком-прошивателем, то лучше так же посмотреть видео.

Перед прошивкой обязательно уберите с бумаг все посторонние предметы: скрепки, скобы (их удобнее вынимать степлером). Складывайте документы по датам составления и таким образом, чтобы их впоследствии было удобно просмотреть.

Для того чтобы уберечь титульный лист от разрыва, практично в месте прошивания подложить полоски картона, и уже сквозь них пропускать нить. Для обложки лучше использовать картонные папки с надписью «Дело». Они могут иметь разную толщину и размеры.

Отсутствие единого стандарта, дающего разъяснения по вопросу сшивания документов, довольно часто приводит к возникновению споров относительно их оформления. При подаче бумаг в госструктуры нужно иметь в виду, что в некоторых из них требования, предъявляемые к их оформлению, могут отличаться от стандартов, принятых в делопроизводстве. Поэтому желательно такие вопросы уточнить заранее, чтобы документацию не вернули на доработку.

Видео (кликните для воспроизведения).

Смотрите видео, в котором юрист подробно рассказывает какие документы подлежат прошивке и на конкретном примере показывается процедура прошивки документа из нескольких листов:

Источники


  1. Чашин, А. Н. Что такое исполнительное производство и как гражданину общаться с судебным приставом / А.Н. Чашин. — М.: Дело и сервис, 2016. — 240 c.

  2. Великородная, Л. И. Государственная регистрация юридических лиц: от создания до ликвидации / Л.И. Великородная. — М.: Московская Финансово-Промышленная Академия, 2011. — 304 c.

  3. Кондратьев, Ф.В. Государственный научный центр социальной и судебной психиатрии им. В. П. Сербского. Очерки истории / ред. Т.Б. Дмитриева, Ф.В. Кондратьев. — М.: ГНЦССП им. Сербского, 2014. — 228 c.
  4. Теория государства и права. — М.: КноРус, 2009. — 384 c.
  5. Смоленский, М. Б. Теория государства и права / М.Б. Смоленский, Л.Ю. Колюшкина. — М.: Дашков и Ко, Наука-Пресс, 2009. — 288 c.
Как сшить уголовное дело
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here